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Google Apps es un conjunto de herramientas diseñadas para facilitar la comunicación y colaboración entre todos los miembros de tu organización, sea cual sea, empresa, micronegocio, comunidades universitarias, comunidades de investigación, grupos de innvación científica, etc.
Desde Google se trabaja continuamente para diseñar nuevas funcionalidades, mejorar las existentes y procurar fiabilidad en el servicio que consta de una serie de módulos que implementan servicios de mensajería (como son Gmail, Google Talk, Calendar) y colaboración (como Google Sites, Google Docs y Google Video).
Resumiendo, Google Apps es un paquete de servicios basado en la nube que puede proporcionar a tu empresa o centro educativo una forma totalmente nueva de trabajar en equipo online (no solo con el correo electrónico y el chat, sino también a través de videoconferencias, medios sociales, colaboraciones en documentos en tiempo real y mucho más). Solo tienes que registrarte en una cuenta de Google Apps indicando el nombre de dominio (en nuestro caso, nosotros utilizaríamos tecnopia.org) que quieres utilizar con los servicios de Google. Una vez que hayas probado que eres el propietario del dominio, tú y tu equipo podréis empezar a utilizar Gmail, Calendar, Drive y otros servicios de Google Apps principales, así como servicios adicionales como Google+, Hangouts, Blogger, etc.
Algunas de las ventajas del uso de este tipo de sistemas, incluyen evitar gastos en servidores, programadores, seguridad, empleados especializados en IT y la certeza de estar haciendo uso de una de las plataformas más seguras y actualizadas del mundo, que se enriquece prodigiosamente de las bondades del código abierto y que sin duda alguna, serán los primeros en ofrecer alternativas o novedades.
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10 consejos para administrar Google Apps
Como administrador de tu cuenta de Google Apps, disfrutarás de una nueva forma de administrar los servicios de tus usuarios desde la nube. Esto puede ser tan fácil como añadir usuarios a tu cuenta, activar su correo electrónico y dejarles que comiencen a utilizar los servicios. No obstante, te recomendamos que saques provecho de los controles adicionales de la seguridad y los datos de tus usuarios que proporciona Google Apps. A continuación se ofrecen algunos consejos clave para administrar Google Apps en tu organización.
1. Añade a usuarios y administra servicios en la Consola de Administración de Google
Para que los miembros de tu organización puedan empezar a utilizar Google Apps, debes añadirlos a tu cuenta. Puedes hacerlo desde cualquier ordenador o incluso con tu dispositivo móvil a través de la Consola de Administración de Google. En cualquier navegador web, ve a admin.google.com e inicia sesión con tu nombre de administrador y tu contraseña. También puedes utilizar la Consola de Administración para administrar las contraseñas, los servicios de los usuarios y el resto de aspectos de tu cuenta.
2. Añade capas de privacidad y seguridad
Google Apps incluye un amplio número de funciones de seguridad clave diseñadas para mantener seguros los datos que guardes en nuestros sistemas. Asimismo, es aconsejable que sigas nuestras prácticas recomendadas de seguridad para añadir capas de seguridad (por ejemplo, la verificación en dos pasos, que permite mejorar la seguridad de las contraseñas y las medidas contra el spoofing para combatir el uso inadecuado del correo electrónico).
3. Controla el acceso de los usuarios a las funciones y los servicios
Al principio, la mayoría de los servicios aparecen activados para todos tus usuarios. Pero puedes utilizar tu Consola de Administración para desactivar servicios que no quieres que se utilicen, o bien para adaptar el funcionamiento de estos. Establece la misma configuración para todos o aplica políticas a distintos usuarios. Por ejemplo, podrías activar Hangouts únicamente para tu equipo de asistencia, o bien permitir que solo el departamento de marketing comparta sitios web de Google Sites públicos.
4. Cambia tu correo electrónico de empresa a Gmail
Los usuarios que añadas a tu cuenta de Google Apps obtienen una dirección de correo electrónico en el dominio que facilitaste cuando creaste tu cuenta. Pueden utilizar esta dirección con tu servicio Gmail de Google Apps. No obstante, si utilizan esta dirección con tu programa de correo antiguo, tú decides cuándo se realiza el cambio. El correo no empezará a llegar a sus cuentas de Gmail (y dejará de llegar a su programa anterior) hasta que no cambies los registros MX de tu dominio para que apunten a los servidores de Google. Consulta Configurar Gmail para tu equipo.
5. Utiliza nuestros recursos de formación y de implementación
Para ayudarte a garantizar una implementación de Google Apps sin problemas para tus usuarios, hemos preparado un amplio conjunto de recursos. Envía a tus usuarios al Centro de Aprendizaje de Google Apps para que puedan acceder a guías de inicio rápido, vídeos y consejos dirigidos a los usuarios de empresa. Visita nuestro sitio web para planificar la implementación para consultar planes para la implementación, guías técnicas y plantillas para crear tu propio centro de aprendizaje.
6. Concede privilegios de administrador a tu plantilla de TI
Independientemente del tamaño que tenga tu organización, te recomendamos que repartas la responsabilidad de administrar tus usuarios y los servicios entre un determinado conjunto de usuarios de confianza. Para ello, otorga privilegios de administrador a esos usuarios. Cuando un administrador inicie sesión en su cuenta de Google Apps, accederá a la Consola de Administración igual que tú. Por el contrario, los usuarios que no sean administradores, no verán la Consola de Administración cuando inicien sesión, sino que accederán directamente a su lista de servicios administrados.
7. Administrar lanzamientos de funciones para tus usuarios
Google Apps es 100% web, por lo que tú y tus usuarios recibiréis nuevas funciones y actualizaciones de forma automáticasin tener que instalar o actualizar software. No obstante, puedes realizar fácilmente un seguimiento de los próximos lanzamientos a través de nuestro calendario de lanzamientos o en el blog. También puedes controlar cuándo estarán disponibles las nuevas funciones. Para ello, configura los lanzamientos de funciones de Google Apps para los usuarios.
8. Administra de forma remota tu flota móvil
Utiliza tu Consola de Administración para administrar los dispositivos móviles de los usuarios. Entre otras muchas utilidades, podrás aplicar políticas de seguridad a tu flota móvil y eliminar de forma remota los datos de los dispositivos perdidos o robados.
9. Realiza un seguimiento del uso y de las tendencias
Controla cómo se utilizan los servicios concretos en tu organización. Para ello, consulta los informes y gráficos de uso en tu Consola de Administración. Analiza el uso de la colaboración de tu equipo, identifica patrones de seguridad no deseados y realiza un seguimiento de otras tendencias.
10. Añade dominios de forma gratuita
Si tu organización adquiere un nuevo nombre de dominio o desarrolla su actividad en varios dominios, puedes añadir todos tus dominios a tu cuenta sin ningún coste adicional. De esta forma, los usuarios pueden tener identidades en uno o varios de tus dominios, al tiempo que comparten servicios como parte de una única organización.
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